Las empresas funcionan como los hogares, pero en otra escala. Para poder armar un presupuesto necesitamos saber qué recursos tenemos, y qué se necesita planificar.
Pero los presupuestos empresarios son un poco más complicados que los hogareños, porque entre, otras cosas, están directamente relacionados con los objetivos y con la estrategia establecida por la empresa.
Confeccionando de una manera inteligente el presupuesto de una empresa, también se puede planificar estratégicamente (con todo lo que implica en cuanto a la toma de decisiones), organizar los recursos necesarios para lograr un objetivo, y observar e Informarse para tratar los desvíos que surjan y alcanzar el fin propuesto
A continuación detallamos algunos pasos a tener en cuenta al hacer un presupuesto para la empresa:
En principio, para realizar esta planificación hay que analizar el contexto macro y microeconómico -, cuáles son las perspectivas económicas en el país o la ciudad donde se encuentra la compañía - , así como aquellos aspectos socio económicos que van a influir en su desarrollo. Por ejemplo, si la empresa se plantea crecer un 20 por ciento en el año, necesariamente deberá imaginar el futuro donde va a operar, planear escenarios de inflación, devaluación, competencia, etc., y además, estar al tanto de los avances tecnológicos y de cómo pueden influir en el cumplimiento de sus objetivos.
Por otro lado, en cada área de la empresa puede haber distinto tipo de presupuestos, que para su realización deben considerar diferentes aspectos y factores.
Tomando como ejemplo el Presupuesto de Ventas, antes de confeccionarlo hay que tener en cuenta la capacidad de producción de la compañía; el lanzamiento de nuevos productos, la disponibilidad de RRHH adecuados y el capital de trabajo. En cambio en el Presupuesto de Compras, habrá que analizar las necesidades surgidas de materiales según el presupuesto de producción, y prever los saldos de almacenes mes a mes. Su contrapartida son los proveedores, que según su origen y plazo de financiación impactarán en el presupuesto financiero.
Para su mejor efectividad, el proceso presupuestario debe ser:: Participativo, Continuo y Totalizador.
- Participativo: Todo el personal de la empresa debe estar involucrado en el proceso, de modo que cada uno sienta que “pertenece”,que su participación optimiza a la empresa como un TODO y no solo a su sector.
- Continuo: El presupuesto no es estático, por lo que hay que comparar continuamente lo proyectado vs. lo real, y luego trabajar sobre el mantenimiento o cambio de los supuestos más importantes. Si hay una brecha entre la situación existente de la empresa y lo esperado, habrá que analizar las causas e implementar medidas correctivas para mantener la efectividad esperada.
- Totalizador: La empresa es un todo, entonces, queda claro que el presupuesto debe confeccionarse de una manera coordinada (simultánea e interdependiente) entre distintas partes, teniendo en cuenta que una decisión tomada en un nivel puede impactar en otros (efecto domino).
Cabe señalar que toda sugerencia proveniente de diferentes sectores merece ser analizada, discutida y hasta a veces negociada, pero la decisión final siempre corresponderá al nivel superior.
Se recomienda seguir una secuencia de elaboración, como la siguiente:
- En primer lugar hay que realizar un análisis “Paso a paso” de las actividades a desarrollar y los recursos necesarios para llevarlas a cabo, con el control de cada uno y de todos los responsables, y con fechas de cumplimiento (death line).
- Luego debe generarse la “Calendarizacion”: un responsable (Team Leader) debe preparar y distribuir un cronograma donde se determinarán las fechas claves.
- A continuación habrá que producir el Primer Borrador (Draft), que debe enviarse a todos los involucrados, para que lo analicen con el fin de realizar sus aportes, y evitar errores.
- Luego de la Discusión del “Presupuesto Tentativo” (que incluye análisis, modificación y aprobación), se generará el Presupuesto Definitivo, teniendo en cuenta que, de todas maneras, es posible que surja la necesidad de hacer ajustes.
Objeciones y ventajas.
A veces, el personal no ve de buen grado la tarea de realizar presupuestos, porque le requiere un esfuerzo extra fuera de su “día a día”. Por eso es fundamental que, como decíamos, el presupuesto se realice de un modo participativo para que - en la medida de lo posible - asegure el compromiso de todos los empleados.
Por otro lado, para que la información esté lo mas actualizada posible, es necesario que el comienzo sea lo mas cercano posible a la ejecución. Esto implica … comprimir los tiempos. Para acelerar el trabajo es recomendable basarse en experiencias anteriores, analizar las tareas necesarias y sus tiempos (estableciendo su secuencia).
Finalmente, es fundamental el compromiso del Team Leader para establecer las sucesivas etapas, supervisar su realización y cumplimiento.
Pero los beneficios del proceso presupuestario son muchos. En el área de Gestión, permite asociar las compras al presupuesto, generando responsabilidad sobre las mismas. Al centralizar, lograr volumen y mejorar los acuerdos con los proveedores En cuanto a Beneficios de seguridad, se produce una correcta segregación de funciones entre áreas, de tal manera que quien solicita cualquier producto o servicio no es quien lo compra; quien lo compra, no lo recibe; y quien procesa la factura, no la paga.
Y finalmente este modelo propone definir un registro de delegación de autoridad y controlar el correcto uso del mismo.
Adicionalmente permite obtener la capaciad de análisis al momento de buscar financiación, haciéndolo con tiempo y encontrando la mejora alternativa que beneficie a la empresa.
El proceso presupuestario es una herramienta indispensable para estimar el futuro, conocer la situación actual de la empresa y tener capacidad de reacción ante los cambios de contexto (es decir, anticiparse).
Eliana Garcia Moretti es socia de Mind Process,www.mindprocess.com.ar